Privacy Policy conforme al GDPR 679/2016

"INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) n. 679/2016 (“GDPR”)"

Il 04 maggio 2018 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea il nuovo Regolamento UE n. 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) dal quale era disceso il D. Lgs. 196/2003, la norma fin ora in vigore in materia di trattamento dei dati personali.
L’entrata in vigore di tale Regolamento UE n. 2016/679 è il 25/05/2018.

Lo Studio Tecnico Cambareri tiene a tutelare, conformemente alle disposizioni di legge in materia, la riservatezza dei dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
Come previsto dal Regolamento dell’Unione Europea n. 679/2016 (“GDPR”) ed in particolare dall’art. 13, qui di seguito si forniscono all’utente, nella fattispecie ai Condomini cioè a coloro che vantano diritti reali di godimento su proprietà all’interno dello stabile o sulle parti comuni, fornitori, società o soggetti terzi che lavorano per il Condominio (“soggetto interessato”) le informazioni richieste dalla legge relativamente al trattamento dei propri dati personali.

Art. 1 – identificazione titolare del trattamento
Lo Studio Tecnico Cambareri in qualità di amministratore dello stabile conformemente all’espletamento del mandato conferito dall’Assemblea dei sigg. Condomini, con studio in Rivoli, C.so Francia n. 79, opera come Titolare del trattamento ed è contattabile all’indirizzo di posta elettronica privacy@studiotecnicocambareri.it all’uopo costituito.
Quale Titolare del trattamento raccoglie e/o riceve le informazioni che riguardano l’interessato.

Art. 2 – tipologia dei dati trattati
Il Titolare del trattamento non richiede all’interessato di fornire dati c.d. “particolari” ovvero, secondo quanto previsto dal GDPR (art. 9) eventuali dati personali che rilevino l’origine razziale o etnica del soggetto interessato, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici, intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.
Nella remota ipotesi che la prestazione del Titolare imponesse il trattamento di tali dati, il soggetto interessato riceverà preventivamente apposita informativa e sarà ad Egli richiesto di prestare apposito consenso scritto.

I dati raccolti e trattati dal Titolare possono essere suddivisi nelle seguenti categorie:

Dati anagrafici e fiscali persone fisiche: nome – cognome – codice fiscale - nazionalità – data e luogo di nascita – indirizzo, Provincia a Comune di residenza –indirizzo, provincia e comune di invio corrispondenza (se diverso da quello di residenza) – recapito telefonico fisso – recapito telefonico mobile – fax – indirizzo e-mail – indirizzo Posta Elettronica Certificata;
Dati anagrafici e fiscali professionisti e persone giuridiche: nominativo società – codice fiscale - Partita Iva – indirizzo, Provincia a Comune sede legale – indirizzo, Provincia e Comune operativa – recapito telefonico fisso – recapito telefonico mobile – fax – indirizzo e-mail – indirizzo Posta Elettronica Certificata
Dati bancari persone fisiche: codice Iban conti correnti bancari / postali
Dati bancari persone professionisti e persone giuridiche: codice Iban conti correnti bancari / postali, riferimenti delle fatture emesse verso il Condominio
Dati relativi agli immobili: dati catastali e diritti reali di godimento sugli stessi e quote di compartecipazione (desumibili da visure catastali o dal Registro Anagrafe Condominiale, conformemente a quanto disposto dalla Legge), valori millesimali/mc di riferimento (desumibili dal Regolamento di Condominio), numero di persone residenti, consumi storici riscaldamento – acqua calda – acqua fredda – energia elettrica (ove presenti contatori), situazione ipotecaria degli immobili (desumibile da ispezione ipotecaria);

Art. 3 – finalità del trattamento
In relazione alle finalità, i dati forniti sono necessari per lo svolgimento dell’attività contrattualmente convenuta in relazione ai servizi prestati dal Titolare del trattamento, nella fattispecie l’Amministrazione e la gestione dello stabile e delle parti comuni facenti capo allo stesso.
La base giuridica sulla quale fa fondamento l’acquisizione dei dati è di natura contrattuale in relazione al rapporto di lavoro in essere.
I dati acquisiti sono pertinenti e non eccedenti, e vengono utilizzati secondo i principi di correttezza, segretezza, liceità ed assoluta minimizzazione secondo il dettato di cui all’art. 5 lettera C del GDPR.
Di seguito, per ulteriore informazione e chiarezza, vengono riportati i principali campi e le principali attività svolte dal Titolare del trattamento in capo al mandato dallo stesso ricevuto, fermo restando tutte le ulteriori eventuali attività che lo stesso è tenuto a svolgere nell’espletamento dell’incarico conferito dall’Assemblea dei sigg. Condomini, anche se non esplicitamente elencate nel seguente articolo. Queste sono:

Gestione economico – finanziaria dello stabile: tenuta registro di contabilità condominiale, elaborazione preventivi di spesa e consuntivi finali di gestione, registrazione incassi rate condominiali versate;
Istituzione e mantenimento dei registri condominiali previsti dalla normativa;
Pagamento fornitori ed utenze al fine di assicurare i servizi condominiali, verifiche relative alle stesse;
Conferimento e mantenimento incarichi per la manutenzione ordinaria degli impianti siti nello stabile e per l’espletamento delle visite periodiche di legge previste sugli stessi;
Conferimento incarichi per effettuazione interventi di riparazioni su parti comuni di varia natura, su richiesta dei sigg. Condomini, gestione delle commesse di intervento al fine di garantire l’effettuazione delle riparazioni nel più breve tempo possibile e l’informazione al cliente su quanto eseguito;
Conferimento incarichi per effettuazione interventi di manutenzione straordinaria su parti comuni dell’edificio, eventualmente deliberati in sede assembleare o necessari ed urgenti;
Gestione rapporti con la pubblica amministrazione, pagamento imposte, tasse, contributi;
Gestione rapporti con le autorità di pubblica sicurezza a nome e per conto del Condominio in qualità di Legale Rappresentante dello stesso;
Gestione dei rapporti con eventuali dipendenti del Condominio;
Elaborazione dichiarazioni fiscali di legge (modello 770 e quadro AC), elaborazione ed invio Certificazione Unica annuale ai fornitori, previo pagamento e registrazione delle ritenute d’acconto versate sulle fatture pagate;
Elaborazione pratiche per la detrazione fiscale di eventuali interventi di manutenzione straordinaria sulle parti comuni dello stabile, previa delibera assembleare, censimento ed invio dei dati all’Agenzia delle Entrate con comunicazione annuale nelle modalità e nelle tempistiche previste dalla Legge;
Apertura e gestione sinistri con la compagnia assicuratrice dello stabile, che possano riguardare parti comuni o immobili di proprietà privata, secondo le garanzie di polizza;
In caso di interventi di manutenzione straordinaria su parti comuni elaborazione Capitolati Lavori e Capitolati Speciali d’Appalto, elaborazione Piani di Sicurezza e Coordinamento, Assunzione ruolo di Direttore dei Lavori e Responsabile della Sicurezza in fase di progetto ed esecuzione delle opere;
Azioni di recupero credito nei confronti di eventuali proprietà morose, visure ipo-catastali sugli immobili e preparazione plichi documentali necessari per l’espletamento del mandato al recupero, conformemente alle modalità ed alle tempistiche previste dalla normativa di riferimento in materia;
Conservazione della documentazione condominiale per gli usi previsti dalla Legge e per le tempistiche imposte dalla stessa;
Rappresentazione e difesa del Condominio su eventuali azioni legali passive con gestione dei rapporti con il legale di parte incaricato ed eventuali periti di parte nell’ottica della più ampia tutela degli interessi del Condominio;
Gestione dei rapporti con legali ed eventuali periti di parte incaricati su azioni legali attive, a seguito mandato assembleare, con rappresentazione del Condominio nelle idonee sedi giuridiche

Art. 4 – modalità di raccolta dei dati
I dati vengono raccolti:

Mediante consultazione del Registro Anagrafe Condominiale istituito secondo la normativa vigente;
Da apposita modulistica che viene compilata dal soggetto interessato previa visione / estrazione copia della presente informativa privacy in forma cartacea o informatica sul sito www.studiotecnicocambareri.it e contestuale consenso al trattamento;
Da visure ipotecarie e catastali nel caso in cui il soggetto interessato non abbia provveduto alla comunicazione dei propri dati nelle tempistiche e nelle modalità previste dalla legge, in tal caso i dati vengono trattati senza il consenso espresso, ai sensi di quanto previsto dall’art. 6 del GDPR;
Da visure camerali o consultazione di registri pubblici (ordini professionali, camera di commercio, etc..) nei quali l’eventuale soggetto che presta servizi al Condominio sia iscritto, anche in questo caso senza il consenso espresso ed al solo fine di assolvere agli obblighi contrattuali e fiscali derivanti dai rapporti di lavoro in essere

Art. 5 – modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati viene svolto sia in forma automatizzata su sistemi informatici sia in forma manuale su supporti cartacei.
Tutti i dati vengono conservati per il periodo strettamente necessario al conseguimento del mandato professionale ricevuto e per l’esclusiva finalità per i quali sono stati raccolti e comunque fin tanto che intercorre il rapporto contrattuale, che si intende fino al termine temporale dell’obbligo di custodia della documentazione fiscale prevista dalla Legge, pari ad anni cinque. I dati informatici vengono gestiti con programmi e tenuti su supporti informatici interni allo studio e non sono oggetto di trasmissione ad altri paesi europei o extra europei se non del caso di Condomini / clienti con residenza o sede legale all’estero.
L’accesso agli stessi è consentito soltanto al Titolare del Trattamento o ad eventuali altri soggetti aventi titolo (vedi seguenti articoli) ed è protetto da password di accesso, la quale viene periodicamente sostituita o viene appositamente creata nel caso di eventuali incarichi “a termine”.
I dati e la documentazione cartacea vengono tenuti in appositi archivi cartacei siti all’interno dello studio, l’accesso agli stessi è consentito solo al Titolare o ad eventuali soggetti aventi titolo (vedi seguenti articoli) con la necessaria autorizzazione rilasciata dal Titolare del trattamento e nei casi previsti di legge.
Il trattamento dei dati viene realizzato per mezzo delle operazioni previste dall’art. 4 n. 2 del GDPR e precisamente sono oggetto di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione degli stessi.

Art. 6 – divulgazione dei dati a terzi soggetti
Così come indicato negli articoli precedenti i dati raccolti, con consenso espresso o senza, dei soggetti interessati vengono trattati dal Titolare del Trattamento per gli usi previsti dalla legge e per l’espletamento delle mansioni riportate negli articoli riportati in precedenza.
Detto ciò i dati potranno essere resi accessibili per le finalità sopra indicate a:

Dipendenti / collaboratori del Titolare nella loro qualità di addetti e/o responsabili del trattamento e/o amministratori di sistema, anche per un tempo limitato e con contratto a termine o di scopo, in questo caso il Titolare del trattamento ha provveduto alla nomina di Responsabili che possono trattare i dati raccolti per ordine e conto del soggetto interessato, ai sensi di quanto previsto dall’art. 28 GDPR; gli stessi sono tenuti agli stessi obblighi del Titolare nell’espletamento delle loro mansioni, hanno provveduto a rilasciare esaustiva dichiarazione delle attività poste in essere a tutela dei dati che potrebbero trattare e sono analogamente tenuti al patto di riservatezza del Titolare, l’accesso ai dati è subordinato alle regole indicate negli articoli precedenti;
Ditte esterne, incaricate dal Titolare del trattamento, al fine di poter eseguire aggiornamenti periodici ed interventi di manutenzione sulle apparecchiature hardware e software presenti all’interno dello studio;
Commercialisti per l’elaborazione e l’invio delle dichiarazioni fiscali di legge e per l’elaborazione delle Certificazioni Uniche annuali da rilasciare ai soggetti prestatori d’opera per il Condominio;
Nel caso in cui il Condominio abbia dipendenti consulenti del lavoro, per l’elaborazione delle buste paga e delle incombenze previste di legge e consulenti esterni per l’eventuale aggiornamento dei dipendenti alle normative vigenti;
Maestranze (quali idraulici, elettricisti, fabbri, muratori, etc … ) opportunamente selezionati dal Titolare del Trattamento, per l’effettuazione di tutti quegli interventi di manutenzione ordinaria e/o straordinaria, richiesti dai sigg. Condomini programmati dall’Assemblea dei sigg. Condomini o la cui esecuzione si rendesse improrogabile ed urgente, su parti comuni e private al Condominio: in questo caso le maestranze vengono incaricate per mezzo di apposita “commessa di intervento” e le stesse, prima dell’accettazione dell’incarico sono tenute a prendere visione della presente informativa sulla privacy sul sito www.studiotecnicocambareri.it e ad accettare in toto le modalità di trattamento in essa indicate, pena l’annullamento dell’incarico conferito;
Eventuali imprese e società che appaltano la manutenzione periodica degli impianti tecnologici siti nel Condominio, nonché la pulizia e la manutenzione delle parti comuni condominiali, sia per l’espletamento del loro mandato come da contratto, sia per eventuali interventi straordinari che possano rendersi necessari e nel quale fosse indispensabile l’accesso alle singole unità immobiliari;
Professionisti esterni ai quali il Condominio conferisce incarichi professionali di qualsiasi natura ed ordine, come ad esempio elaborazione pratiche tecniche, Capitolati Lavori, Capitolati Speciali d’Appalto, Direzione Lavori, elaborazione Piani di Sicurezza, assunzione ruolo di Coordinatore della Sicurezza in fase di progetto ed esecuzione delle Opere, perizie e consulenze tecniche di qualsiasi tipo;
Compagnie di assicurazioni ed eventuali studi peritali dalle stesse incaricati, al fine di espletare eventuali pratiche assicurative nel caso di sinistri che possano coinvolgere parti comuni o private allo stabile;
Studi Legali, per eventuali contenziosi che possano nascere all’interno dello stabile o verso soggetti esterni o per le azioni di recupero crediti in caso di situazioni di morosità, così come previsto dalla normativa vigente in materia.

Tutti questi soggetti, o eventuali altri che non sono stati espressamente indicati ma che godono di incarichi da parte del Condominio per tutte quelle esigenze manutentive e professionali che possano ritenersi necessarie per la manutenzione e la conservazione delle parti comuni e private, sono sottoposti alle incombenze sul trattamento dei dati indicati negli articoli precedenti alle quali è soggetto il Titolare del Trattamento.

I dati dovranno essere mantenuti per il tempo strettamente necessario all’esecuzione del proprio incarico e per i termini fiscali vigenti, provvedendo concluso il mandato o decorsi i termini stessi, alla cancellazione degli stessi dai propri archivi cartacei o informatici.
Nel caso in cui detti soggetti, all’atto della ricezione dell’incarico da parte del Condominio, non siano strutturati o comunque in grado di poter far fronte alle incombenze dettate dalla presente informativa sulla privacy, dovranno procedere immediatamente ad informare il titolare del trattamento a mezzo mail all’indirizzo privacy@studiotecnicocambareri.it rifiutando l’incarico fino al momento in cui possa essere garantito l’espletamento delle incombenze in materia di trattamento dei dati personali così come previste dal Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR).

Art. 7 – diritti del soggetto interessato
Il soggetto interessato vede riconosciuti i diritti di cui all’art. 15 del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR).
Nella fattispecie, ove applicabili, potrà esercitare i diritti di cui agli art. 16-21 del GDPR (diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto alla limitazione del trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.
Si potranno in qualsiasi momento esercitare detti diritti contattando il Titolare del Trattamento all’indirizzo e-mail privacy@studiotecnicocambareri.it
A tutti i soggetti interessati è garantita la presa visione / estrazione copia della presente informativa privacy sul sito www.studiotecnicocambareri.it affinché gli stessi possano prendere esatta cognizione di quali dati sono potenzialmente oggetto di trattamento e le modalità nelle quali gli stessi vengono trattati.

E’ pacifico che l’eventuale opposizione al trattamento dei dati non può inficiare sull’espletamento del mandato conferito al Titolare del Trattamento tenuto conto che non vengono in alcun modo trattati dati “particolari” così come specificato all’art. 2 della presente informativa.
Altresì in caso di richiesta di limitazione al trattamento non potranno essere garantiti alcuni servizi fondamentali per la corretta manutenzione e conservazione delle parti comuni e private di cui si declina fin d’ora ogni responsabilità.
Oltre ai diritti sopra indicati i soggetti interessati sono invitati a segnalare eventuali incongruenze / osservazioni alla presente informativa sempre a mezzo mail all’indirizzo privacy@studiotecnicocambareri.it